Request Strategies in Professional E-mail Correspondence: Insights from the United States Workplace

Abstract

Despite growing interest in the rhetorical features of e-mail correspondence, this is the first study to examine the request strategies in e-mails written by native English-speaking professionals from a variety of industries in the United States. This study uses Blum-Kulka, House, and Kasper’s (1989) speech act framework to analyze the request strategies from 450 request head acts. Though often mitigated with lexico-syntactic devices, direct requests occurred at about two and one half times the rate of indirect requests, and there was some variation in request strat- egy according to request category, gender, status, and social distance. Although the imperative was used most frequently across all gender, status, and social dis- tance groups, senders did not choose it—the most direct strategy—as often with recipients to whom they wrote direct requests most frequently. This shows that senders may prefer particular direct or indirect strategies over others with certain recipients. Moreover, senders often used more mitigators with recipients to whom they more frequently wrote direct requests, thus suggesting that the politeness of a request cannot be judged solely by the request strategy chosen. As the first cor- pus-based study that examines authentic request e-mails in the North American workplace, this study offers important pedagogical implications for professional e-mail composition. 

Malgré un intérêt croissant pour les fonctions rhétoriques de la correspondance par courrier électronique, cette étude est la première à porter sur les stratégies visant les demandes dans les courriels rédigés par des professionnels d’anglais langue maternelle provenant de diverses industries aux États-Unis. Cette étude s’appuie sur le cadre portant sur les actes de langage de Blum-Kulka, House et Kasper (1989) pour analyser les stratégies qui sous-tendent 450 demandes. Bien que souvent mitigées par des mécanismes lexico-syntaxiques, les demandes di- rectes se sont produites 2 fois et demie plus souvent que les demandes indirectes. Les stratégies variaient en fonction de la catégorie de demande, le genre, le statut et la distance sociale. Alors que l’impératif était employé le plus souvent par l’ensemble des groupes (genre, statut, distance), les expéditeurs ne se sont pas servis de cette stratégie - la plus directe - aussi souvent avec les destinataires à qui ils écrivaient des demandes directes le plus souvent. Ce résultat indique que les expéditeurs pourraient préférer certaines stratégies directes ou indirectes avec certains destinataires. De plus, les expéditeurs employaient souvent plus d’éléments atténuateurs avec les destinataires à qui ils envoyaient plus souvent des demandes directes, indiquant que le niveau de politesse d’une demande ne s’évalue pas uniquement selon le choix de stratégie de demande. En tant que première étude reposant sur un corpus qui porte sur des messages électroniques authentiques visant des demandes dans les milieux de travail en Amérique du Nord, ce travail offre des implications pédagogiques importantes pour la rédaction de messages électroniques professionnels.